Den Papierverbrauch in unserer Verwaltung drastisch zu senken, Arbeitsabläufe zu optimieren und potenzielle Fehlerquellen zu beseitigen – das war unsere Idee und unser Ziel.

Mit 5 Auszubildenden des MEISER Teams sind wir daher an dieses Projekt herangetreten.

Bevor unsere Projektidee entstand, galt es jedoch überhaupt erst einmal einen Anfang zu finden und sich mit dem Projekt vertraut zu machen. In einem Brainstorming suchte unsere Gruppe nach Digitalisierungspotenzial in unserem Unternehmen sowie nach Möglichkeiten, unsere Ideen im Rahmen dieses Projekts umzusetzen. Von Anfang stießen wir mit unserem Projekt auf reges Interesse,  als wir in den einzelnen Abteilungen unsere Ideen vorgestellt haben. Mit der Unterstützung unserer IT-Abteilung konnten wir die Projektvorschläge konkretisieren und den jeweiligen Zeitbedarf abschätzen.  So mussten einige Projektvorschläge verworfen werden, da sie im vorgegebenen Zeitrahmen von 6 Monaten nicht realisierbar waren.

Unser Fokus fiel nun relativ schnell auf unser vorgestelltes Projekt:

„Der digitalisierte Reklamationsworkflow“

Der Sinn dieses Projektes stand außer Frage. Unsere Serviceabteilung benötigte zur Bearbeitung der anfallenden Reklamationen eine sehr hohe Menge an Papier. Neben diesem Kostenfaktor für unser Unternehmen bestanden weitere Probleme des Status Quo in anfallenden Laufwegen der bearbeitenden Personen oder auch der analogen Datenübermittlung.

Zudem war es für unsere Vertriebsmitarbeiter aufwendig, dem Kunden Auskunft über etwaige Fortschritte bei der Reklamationsbearbeitung zu geben, da sie hierfür erst Kontakt zur Serviceabteilung aufnehmen mussten. Ein digitalisierter Workflow mit verschiedenen Zugriffsrechten für die beteiligten Abteilungen wäre die optimale Lösung.

Durch die Implementierung in unser ohnehin schon genutztes Dokumentenmanagementsystem „Easy“ konnten wir den gesamten Prozess rationalisieren, ohne den Workflow wesentlich zu ändern und so die Beteiligten in ihrer Arbeit zu beeinträchtigen.

Auch der Vertrieb arbeitet regelmäßig mit dieser Software und kann nun direkt und ohne Verzögerung die benötigten Informationen an den Kunden weitergeben. Ebenso kann die Buchhaltung die Vorgänge einsehen und entsprechende Maßnahmen wie z.B. Gutschriftserstellung umsetzen.

Viele weitere Features, wie zum Beispiel eine digitale Signatur der jeweiligen Entscheidungsträger, haben den Arbeitsablauf weiterhin vereinfacht.

Eine Herausforderung in der Entwicklungsphase des Projekts bestand darin, in enger Zusammenarbeit mit unserem externen Dienstleister für alle unsere Vorstellungen und Anforderungen an das Programm eine praktikable Lösung zu finden. Das Ergebnis hat alle überzeugt.

Rückblickend sind wir sehr froh, ein Teil des Projektes „Digiscouts“ gewesen zu sein und so schon während unserer Ausbildung erste Erfahrungen im Bereich der Projektarbeit gesammelt zu haben.

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